Anexo de tratamento de dados

Este anexo regula o tratamento, pela Repasse, dos dados pessoais que a imobiliária cadastra ou recebe pela plataforma sobre outras pessoas. Nesses dados, a imobiliária é a controladora e a Repasse é a operadora (Lei nº 13.709/2018, LGPD, art. 5º, VI e VII, e art. 39). Os dados de quem usa a plataforma em nome da imobiliária (conta, acesso e cobrança da assinatura) seguem a Política de privacidade, em que a Repasse é a controladora.

Em caso de conflito entre este anexo e o restante dos Termos de uso sobre esses dados pessoais, vale este anexo.

• Identificação: nome, CPF ou CNPJ, RG, data de nascimento, nacionalidade, estado civil, regime de bens, profissão e dados do cônjuge, quando informados.
• Contato: e-mail, telefones e endereço.
• Financeiros: dados bancários e chave Pix para repasse, valores de aluguel, cobranças, pagamentos, atrasos, acordos, comissões e despesas do imóvel.
• Contratuais e documentos: contratos, aditivos, garantias, vistorias, fotos, documentos anexados e os registros das assinaturas eletrônicas.
• Comunicação: mensagens trocadas pelo WhatsApp da imobiliária e por e-mail, avisos enviados e autorizações de recebimento de avisos.
• Acesso ao portal do cliente: data, hora, endereço IP e navegador de cada acesso, e documentos abertos ou baixados.

A plataforma não pede dados pessoais sensíveis (LGPD, art. 5º, II). Se eles chegarem em documento anexado ou mensagem, a imobiliária responde pela base legal desse tratamento (art. 11) e a Repasse os protege como os demais dados deste anexo.

Proprietários, inquilinos, fiadores e seus cônjuges, compradores e vendedores, signatários e testemunhas, procuradores e representantes, terceiros autorizados pelo titular a acessar o portal (como o contador), interessados que deixam contato no site da imobiliária e pessoas que conversam com a imobiliária pelo WhatsApp.

A Repasse trata esses dados só para prestar o serviço à imobiliária:

• administrar contratos de locação e de venda;
• emitir cobranças, registrar recebimentos e calcular e enviar repasses e comissões;
• quando a imobiliária liga o histórico de pontualidade em Ajustes, mostrar na ficha de quem é inquilino em contrato ativo um resumo dos pagamentos dos últimos 12 meses, só para a equipe que vê todo o financeiro e só para acompanhar a cobrança dos contratos vigentes, pelos critérios da seção 3 da Política de privacidade; o resumo é calculado na hora, não é guardado nem exportado e não é usado em nova locação, renovação, escolha de inquilino ou análise de fiador;
• gerar documentos e colher assinaturas eletrônicas;
• prestar contas ao proprietário e dar acesso ao portal do cliente;
• enviar avisos a proprietários e inquilinos e atender pelo WhatsApp da imobiliária, inclusive com respostas automáticas em nome dela, quando ligadas;
• publicar imóveis no site da imobiliária;
• gerar relatórios e exportações pedidos pela imobiliária.

A Repasse não usa esses dados para finalidade própria, não os vende e não os compartilha fora do previsto neste anexo.

A Repasse pode usar dados anonimizados, que deixam de ser dados pessoais (art. 12), para estatísticas e melhoria do serviço, e contar contratos e usuários para cobrar a assinatura.

O uso e as configurações da plataforma pela imobiliária são as instruções que a Repasse segue. Outras instruções podem ser dadas por escrito para oi@repasse.co. Se uma instrução parecer contrária à LGPD, a Repasse avisa a imobiliária e pode deixar de cumpri-la até o esclarecimento.

O tratamento dura enquanto a imobiliária usar a plataforma e, depois do cancelamento, só pelo prazo e para os fins do item 12.

A Repasse usa apenas os prestadores listados na seção 5 da Política de privacidade, cada um com acesso ao mínimo necessário para a sua função. Os serviços que a imobiliária contrata em nome próprio e liga à plataforma (cobrança, assinatura eletrônica e o WhatsApp dela) seguem o contrato dela com cada um. A lista é atualizada antes de um prestador novo receber dados. A imobiliária pode se opor a um prestador novo em até 15 dias da atualização, por escrito; sem solução combinada, pode cancelar a assinatura sem multa.

Alguns prestadores tratam dados fora do Brasil, como indicado na Política de privacidade. Essas transferências acontecem só para prestar o serviço e se apoiam em um dos mecanismos do art. 33 da LGPD, como as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD. A Repasse informa à imobiliária, quando ela pedir, o mecanismo usado com cada prestador.

A Repasse mantém medidas técnicas e administrativas para proteger os dados (LGPD, art. 46), entre elas:

• conexões criptografadas e senhas guardadas com hash;
• separação dos dados de cada imobiliária, de forma que uma não vê os dados de outra;
• acesso dentro da imobiliária conforme o papel que ela dá a cada pessoa da equipe;
• histórico das alterações em lançamentos financeiros e registro dos acessos ao portal do cliente;
• acesso da equipe Repasse à conta da imobiliária só para suporte, com prazo e registrado, e dever de sigilo de quem trabalha na Repasse.

A Repasse avisa a imobiliária, pelo e-mail de quem administra a conta, sem demora e em até 1 (um) dia útil depois de saber de incidente de segurança que possa afetar dados pessoais tratados para ela, mesmo que a apuração não esteja concluída. O aviso diz o que aconteceu, quais dados e titulares podem ter sido afetados, as medidas já tomadas e um contato, e é completado à medida que a apuração avança. A Repasse ajuda a imobiliária a comunicar a ANPD e os titulares quando for o caso.

Se a Repasse receber pedido de um titular sobre esses dados, ela o encaminha à imobiliária em até 2 dias úteis e não responde no lugar dela. A plataforma permite à imobiliária consultar, corrigir e exportar os dados. Quando a exclusão não puder ser feita na plataforma, por exemplo por causa do histórico financeiro, a imobiliária pede pelo e-mail oi@repasse.co.

A imobiliária pode pedir informações sobre o tratamento, as medidas de segurança e os prestadores, e verificar o cumprimento deste anexo pedindo informações e documentos. A Repasse responde em até 15 dias, colabora com a imobiliária em pedido da ANPD e ajuda no relatório de impacto (art. 38) quando ela precisar.

Depois do cancelamento, a imobiliária tem 30 dias para exportar os dados. Cabe a ela guardar o que a lei a obriga a manter, como contratos e registros de operações. Passado esse prazo, a Repasse elimina os dados em até 90 dias, inclusive das cópias de segurança, e confirma por escrito se a imobiliária pedir. Fica guardado só o que a lei obriga a Repasse a manter ou o que está sob ordem judicial, requisição de autoridade ou apuração de incidente, apenas para esse fim e pelo prazo necessário.

Cabe à imobiliária ter base legal para cadastrar os dados, informar os titulares sobre o tratamento, dar instruções conforme a lei, manter os dados corretos e, como controladora, comunicar a ANPD e os titulares quando for o caso.

Ao ligar o histórico de pontualidade, a imobiliária adota como sua a avaliação de legítimo interesse que a Repasse apresenta nesse momento, ou mantém documento próprio com o mesmo conteúdo. Cabe a ela informar os inquilinos sobre esse uso e responder aos pedidos de acesso, correção, revisão e oposição. A imobiliária não usa o histórico de pontualidade em nova locação, renovação, escolha de inquilino ou análise de fiador.

Pedidos sobre este anexo: oi@repasse.co.